Choix logiciel gestion sport : migration des données

Cet article rédigé par logicielsgestionsport.com va vous permettre d’évaluer avec soin ce qu’implique concrètement un changement de logiciel de gestion pour club de sport. En effet, plusieurs étapes sont indispensables pour le bon déroulement de votre migration de logiciel de gestion.

Tout d’abord, lorsque vous migrez vers un autre logiciel, votre nouveau prestataire doit récupérer les informations de votre club. Il doit être en capacité de pouvoir pré-configurer votre logiciel afin de vous former dessus par la suite.

Pour se faire, la liste des informations nécessaires à intégrer dans le logiciel sont les suivantes :

• Horaires d’ouverture
• Tarifs spécifiques : vacances scolaires, weekend, heures de pointes…
• Abonnements & offres commerciales (également ceux en cours)
• Les contrôle d’accès de votre salle
• Vos règles de gestion de réservation
• Modules spécifiques souhaités (paiement en ligne, virement SEPA, boutique en ligne…)
• Ventes additionnelles souhaitées (accessoires, nutrition, badges…)
• Vos informations bancaires
• Votre logo ou charte graphique
• Des images de votre club
• Autres détails sur votre club…

Une fois l’ensemble de ces informations récoltées, votre nouveau logiciel de gestion pourra être configuré dans les règles de l’art.

Lorsque c’est le cas, votre nouveau prestataire de logiciel vous demandera un export de toutes vos données existantes. Ce dernier se chargera de traiter ses données et de les implémenter dans votre nouveau logiciel de gestion.

Selon les logiciel de gestion, ce process peut prendre entre 1 semaine et 1 mois donc anticipez bien le temps de migration. Par expérience, je vous recommande même de prévoir large, avec 1 ou 2 mois où vous serez « forcé » de travailler avec 2 logiciels simultanément.

Oui, vous paierez 2 logiciels mais c’est bel et bien le prix de la tranquillité pour vous et vos clients. En effet, vos données seront certaines de ne pas être perdues et vos clients ne subiront pas de mauvaise expérience.

Parfois, certains logiciels sont développés différemment et donc la transposition entre vos anciennes et vos nouvelles données n’est pas possible. Rien de catastrophique, juste bien prendre en compte ce qu’implique ce changement pour vous en tant que gestionnaire et pour vos clients.

L’intégration de vos données, parfois financière, peut être sensible ce qui est compréhensible. Cependant, vous devez garder en tête que si vous changez de logiciel, ce sera pour le meilleur. Vous jugez que vous allez gagner du temps et par conséquent de l’argent à moyen terme.

Il s’agit de la partie la plus importante pour vous en tant directeur de salle de sport. Effectivement, vous et vos équipes devrez assimilé la globalité des informations afin d’exploiter du mieux possible ce nouvel outil digital.

La formation se déroule naturellement de manière différente selon le prestataire engagé. Cependant, logicielsgestionsport.com a fait pour vous un condensé des grandes lignes des formations dispensées.

Formation type :

• Exploration des modules et fonctionnalités – entre 5h et 12h
• Explication des fonctionnalités spécifiques – entre 1h30 et 3h
• Si besoin, repasser sur un module spécifique – entre 30min et 1h30
• Une fois autonome, 4h en moyenne sont nécessaires pour véritablement connaitre le logiciel

Dans la majorité des cas, vous serez bien formé après 12h d’accompagnement en moyenne. Ce résultat est le fruit d’un sondage effectué sur 87 personnes ayant migré de logiciels de gestion club en 2021.

Afin de savoir le taux d’accompagnement dont vous bénéficierez, notre comparateur de logiciels a dédié une section à cet aspect nommée : « Service Client » ⤵️

A cela, il faut ajouter une variable de SAV qui va vous faire économiser plus ou moins de temps selon sa pertinence.

Tout prestataire de logiciel de gestion pour clubs de sport possède une équipe dédiée au suivi client. Cette équipe vous permet de résoudre des problèmes de compréhension, d’éventuels bugs ou de vous rafraichir la mémoire sur certains modules.

Cette équipe appelée généralement « support », « SAV » ou encore « Customer Success » est également chargée de vous transmettre un contenu exploitable en ligne.

Les logiciels de gestion aujourd’hui possèdent leur propre système de chat en ligne ou de hotline afin de répondre rapidement aux demandes clients. Cependant, le canal privilégié reste leur base de connaissances.

En effet, cette banque de vidéos ou de tutoriels permet à n’importe quelle personne d’être autonome sur l’utilisation de son logiciel de gestion club.

Dans la section « service client », nous mentionnons si les logiciels de gestion club proposent ce type de service ou non. Cela vous permettra de vous prémunir contre toute mauvaise surprise.

Pour résumer tout ce qui vient d’être énoncé, procéder ainsi lors de votre choix de nouveau prestataire de logiciel.

1. Ai-je bien anticiper le temps de migration des données de mon club ?
2. La société choisie s’occupe t-elle pour moi de cette migration ou dois-je la faire moi-même ?
3. Ai-je bien prévu le budget de transition ? C’est à dire, payer 2 prestataires pendant 2 mois par sécurité
4. Qu’est ce que cela implique pour mes clients ?
5. Ai-je prévu la venue de mes collaborateurs pour une formation collective au logiciel ?
6. Comment se passe le suivi client ?
7. Quel est le support proposé si je veux être autonome sur l’utilisation du logiciel ?